Fundargerð
- Stjórnarfundur Sörla - Fundur nr. 1 starfsárið 2018 - 2019
- Staður og stund: Sörlastaðir, mánudagur 1. nóvember 2018
- Mættir stjórnarmenn: Atli Már Ingólfsson, Valka Jónsdóttir, Kristín Þorgeirsdóttir, Thelma Víglundsdóttir, Eggert Hjartarson og Stefnir Guðmundsson
- Áheyrnarfulltrúi: Sigríður Kristín Hafþórsdóttir
- Fjarverandi: Ásta Kara Sveinsdóttir
- Ritari fundar: Valka Jónsdóttir
Fyrirliggjandi dagskrá:
- Kosning í embætti innan stjórnar, stjórn skiptir með sér verkum.
- Framkvæmdastjóri tekur formlega til starfa
- Aðalfundur og málefni tengd honum
- Rekstraráætlun til Hafnarfjarðarbæjar.
- Umsókn um styrki og stuðning almenn
- Dagskrá viðburðar á vegum stjórnar í nóvember.
- Fundur með nefndum og stjórn vegna vetrarstarfsins
- Reglur og leiðbeiningar fyrir nefndir frá stjórn.
- Lýsingar á störfum nefnda
- Áherslur stjórnar í starfinu næsta starfsár.
- Önnur mál.
1. Kosning og verkaskipting innan stjórnar
- Atli Már Ingólfsson formaður
- Stefnir Guðmundsson, varaformaður
- Valka Jónsdóttir, ritari
- Kristín Þorgeirsdóttir, gjaldkeri
- Ásta Kara Sveinsdóttir, meðstjórnandi
- Eggert Hjartarson, meðstjórnandi
- Thelma Víglundsdóttir, meðstjórnandi
2. Framkvæmdastjóri tekur formlega til starfa
Sigríður Kristín boðin hjartanlega velkomin til starfa og er mikil tilhlökkun að starfa með henni að áhugaverðum og mikilvægum verkefnum vetrarins.
3. Aðalfundur og málefni tengd honum
Góðar umræður voru á aðalfundinum. Nokkrum ábendingum var til beint til stjórnar og verður tekið á þeim í vetur. Áhugaverðar umræður voru um félagsgjaldið, hvað væri innifalið, hvort það væri of hátt eða lágt. Mikilvægt er að upplýsa almenna félagsmanninn sem ekki áttar sig á hversu mikið utanumhald og kostnaður fylgir því að reka Sörlasvæðið og þá hvað er innifalið í félagsgjaldi
4. Rekstraráætlun til Hafnarfjarðarbæjar
Skila þarf viðhaldsáætlun til Hafnarfjarðar sem fyrst. Búið er að vinna grunn að henni en bæta þarf við upplýsingum um battavinnunnar, vinnuna við keppnisvöllinn og dómpall í fyrra. Einnig þarf að bæta við þeim verkefnum sem eru á áætlun í vetur s.s. þvottaaðstaða, laga klósett í reiðhöll, frekara viðhald á Sörlastöðum, viðhald og endurbætur á skeiðbraut/kynbótabraut og fleira.
5. Umsókn um styrki og stuðning almennt
Mikilvægt er að sækja um alla mögulega styrki sem völ er á. Stjórn felur framkvæmdastjóra að skoða þá sjóði sem Sörli getur mögulega sótt í. Mennta- og menningarmála ráðuneytið óskar eftir umsóknum um stofnstyrki til íþrótta- og æskulýðsmála og mun Sörli senda inn umsókn t.d. fyrir félagshesthús fyrir æskulýðinn, fyrir kennslu yfir yngsta stigið og Treck og möguleika á stofnfé til að koma af stað hestaþjálfun fyrir fatlaða en Sörli skrifaði undir viljayfirlýsingu hestamannafélaganna á höfuðborgarsvæðinu um að koma að samstarfi við þjónustu við fatlaða í fyrra.
6. Dagskrá á vegum stjórnar í nóvember
Nóvemberfest verður haldið laugardaginn 24. nóvember. Kvöld-dagsskrá og aðeins fyrir 20 ára og eldri. Tilgangurinn er að hafa “kick off” fyrir vetrarstarfið. Hugmyndin er að hafa markaðstorg þar sem folöld, tryppi og reiðhestar eru seld og hluti söluandvirðis rennur í ofangreindan sjóð. Einnig verði hægt að fara í hestakaup og þá sé greiddur einhver smápeningur í ,,sölulaun“ í sjóðinn. Eftir þetta verður áframhaldandi skemmtun með músík og fleiru. Leitað verður til Sörlafélaga um möguleg hross til sölu. Viðburðurinn verður auglýstur sem fyrst og setja þarf upp skráningu fyrir söluhrossin eða skrá þau hjá framkvæmdastjóra.
7. Fundur með nefndum og stjórnum
Í nóvember mun stjórn funda með hverri nefnd fyrir sig og fara yfir starfslýsingar þeirra og reglur og leiðbeiningar frá stjórn. Það er ljóst að nauðsynlegt er að fara í breytingar á verklagi er tengist fjárreiðum nefnda og bókhaldsskila í tengslum við nýtt bókhaldskerfi. Í ljósi þess þarf að uppfæra starfslýsingar nefnda og reglur. Fundur með nefndum er einnig til að fá upplýsingar um áherslur nefnda fyrir árið og samræma stefnu og markmið stjórnar og nefnda.
8. Áherslur stjórnar í starfinu næsta starfsár
Mikill áhugi er innan stjórnar að laga keppnisvöllinn og fá inn kynbótasýningar. Ennfremur er mikill áhugi á að koma á fót félagshesthús til að auka nýliðun hjá Sörla. Var ákveðið að auglýsa eftir 6 - 12 hesta hesthúsið í þessum tilgangi
Einnig er mikill áhugi á að greina frekar þörf fyrir námskeið hjá hjá ólíkum markhópum og reyna að uppfylla þörf sem Sörli er ekki í dag að anna. Fræðslunefnd verður beðin um að kanna þetta betur og koma með tillögur að nýjum námskeiðum fyrir nýja markhópa.
Þessari hugmyndavinnu og stefnumótun er ekki lokið hjá stjórn.
9. Önnur mál
- Ljós reiðhallarinnar rautt/grænt hefur verið í ólagi vegna framkvæmda sem hafa staðið yfir á skrifstofu framkvæmdastjóra.
- Ræða þarf við verktaka vegna veitingareksturs í eldhúsi Sörla.
- Stjórn hefur ákveðið að halda stjórnarfundi fyrsta miðvikudag í hverjum mánuði þar til annað verður ákveðið.
Fundi slitið kl. 23.30
Samþykkt, dags: 3.112018
fyrir hönd stjórnar,
Atli Már Ingólfsson
